Esse material foi originalmente desenvolvido para eventos da Renovação Carismática Católica, mas pode ser utilizado como base para eventos em outros movimentos, pastorais e também em Comunidades, Paróquias, etc.

INTRODUÇÃO

A Renovação Carismática Católica desenvolve frequentemente eventos de formação, retiros, louvores e outras atividades, seja através do grupo de oração, dioceses, estados ou em nível Nacional. E dentro desses eventos, o Ministério de Comunicação pode contribuir de forma diversa para que os processos de comunicação sejam eficazes e facilite o trabalho da organização do evento.

Qual é o tipo de comunicação que a RCC trabalha?

A RCC trabalha basicamente com Comunicação Institucional (jornalismo, Marketing, Publicidade e Relações Públicas). Há dois principais públicos nesta área, o interno e o externo, ou seja, a comunicação que é feita entre os servos da RCC e aquilo que se comunica ao povo. Para o público interno caberia planos de ação de marketing interno ou endomarketing.
Quanto ao público externo, se trabalha a parte de formação e implantação das formas comunicacionais de evangelização (Acolhida, Editais, Informativos, Eventos, programas de Rádio e TV, Internet, etc.) nas várias realidades e instâncias da RCC em todo o Brasil.
Para atender o objetivo da Comunicação Institucional, é preciso observar uma série de ações. Planejar e cuidar para que a comunicação da RCC siga o padrão estabelecido, verificar se a identidade visual é bem aplicada, se a percepção do público em relação à instituição (RCC) é positiva, acompanhando todas as iniciativas de divulgação e mais uma série de outras atividades.

A COMUNICAÇÃO NOS EVENTOS

Dentro do Ministério de Comunicação Social, a divisão em núcleos possibilita que todas as necessidades de comunicação sejam supridas dentro de um evento da RCC, por mais simples que ele seja. Deve-se também levar em conta a quantia de servos e discernir quais as atividades que o Senhor quer para a ocasião.

Para tentar compreender todos os serviços do MCS dentro de um evento, dividimos eles em três partes: Pré-evento, o evento, e o pós -evento.

PARTE 1: O PRÉ-EVENTO

O pré-evento corresponde ao período de organização, reunião, preparação para o evento. Nesse tempo, o Ministério de Comunicação Social tem a função de desenvolver as seguintes atividades:

A INTERCESSÃO

A intercessão deve ser o primeiro ato que o MCS deve realizar. Estar em unidade com os servos e com o Espírito Santo garantirá o sucesso da comunicação no evento. É muito válido promover vigílias, cerco de Jericó e dias de intercessão por este propósito.

PLANO DE COMUNICAÇÃO

O plano de comunicação é onde se delimita quais ações serão realizadas pelo MCS antes, durante e depois do evento. Deve ser apresentada para o coordenador do evento para que ele analise as necessidades das ações. A aprovação dele é muito importante, pois é dele que virá a autorização para utilização de verbas e exposição do nome da RCC e do evento. Nesse plano deve-se conter uma previsão de número de servos e de todos os materiais e estrutura necessária.

É importante também estar em UNIDADE com os propósitos do evento e com as aspirações do Espírito Santo, e ser OBEDIENTE com a palavra do coordenador.

PROJETO DE PATROCÍNIO

O projeto ou plano de busca de patrocínio é um documento onde se apresenta o tipo do evento, promotor, objetivos, público alvo, patrocínio solicitado, contrapartida e outras informações que visam fornecer ao patrocinador em potencial, embasamento suficiente para ele conhecer a realidade do evento e sentir-se seguro em patrociná-lo. Tê-lo em mãos na hora de pedir o patrocínio demonstra mais transparência e fidelidade para que o patrocinador identifique na RCC e no evento características de idoneidade na ação. Pode e deve ser desenvolvido junto com o coordenador do evento ou equipe organizadora, para que expresse a realidade e os verdadeiros objetivos que se busca alcançar com o projeto.
Para um bom projeto, este deve apresentar os seguintes itens: Identificação do Evento (com tema, data, local, promotor) | Justificativa | Objetivos | Públicos esperado | Metas | Estrutura do evento (cronograma, estrutura, física do local…) | Participações (pregadores e participações importantes) |Planos de Patrocínio e contrapartida (cada valor e o que corresponderá a cota – ex: valor X equivale a logo na camiseta) | Formas de Pagamento | Assinatura dos responsáveis.

OBS: Nos eventos da RCC deve-se cuidar muito na busca de patrocínios, pois a marca e os atos do patrocinador não podem estar ligados a nenhuma situação que venha ferir os princípios católicos e da RCC.

DESENVOLVIMENTO DAS ARTES GRÁFICAS E MATERIAL IMPRESSO

Geralmente os eventos são divulgados através da comunicação visual e o desenvolvimento da logo, artes dos cartazes e folders, entre outros materiais, fica sob a responsabilidade do MCS.
Alguns materiais que podem ser desenvolvidos de acordo com a necessidade do evento são: fichas de inscrição, pastas, camisetas, crachás, hinários, folhas de canto, banners, faixas, lembrancinhas, adesivos, material promocional (canetas, bonés, chaveiros…), entre tantos outros.

DESENVOLVIMENTO DE SPOTS

Spot é uma gravação curta feita para publicidade em rádios. O conteúdo desse material deve ser reduzido, mas deve conter de maneira clara todas as informações necessárias ao ouvinte. Também pode ser utilizado para carros de som.

DIVULGAÇÃO

O processo de divulgação pode ocorrer em jornais, rádios, televisão, internet e também no corpo a corpo.
A visita aos grupos de oração, o convite diretamente as pessoas, e a distribuição de folders e convite nas portas das igrejas é uma forma nem tanto explorada mais muito útil para a evangelização.
Ações na internet: informativos por email, MSN, Orkut, desenvolvimento do site do evento…
Ações via Rádio: divulgação do spot, agendamento de entrevistas, convites via programas de utilidade pública…
Basta usar a criatividade e se abrir às inspirações do Espírito Santo!

DESENVOLVIMENTO DE SITE

Um site é o principal meio de busca de informações. Caso não se possa ou não seja necessário desenvolver um site para o evento, mas o promotor possua um, deve-se explorar a visibilidade desse instrumento.

ASSESSORIA DE IMPRENSA

Assessoria de imprensa num evento da RCC é assessorar a imprensa externa que chegar até o evento para realizar cobertura.
Geralmente a pessoa responsável por essa atividade é quem faz o convite aos agentes de mídia para se fazerem presente ao evento. É interessante fornecê-los um kit de imprensa, ou seja, um kit de informações referentes ao evento que estará acontecendo, como o histórico do evento, biografia dos pregadores, fotos, nomes e números de contato, histórico da RCC, folder do evento, produtos promocionais, etc…
Deve-se desenvolver um release, ou seja, um texto que contenha todos os dados relativos ao evento respondendo basicamente a seis perguntas conhecidas como Lide Jornalística: quem, o quê, onde , quando , porque, como.
O trabalho de assessoria continua durante o evento, onde se recebe e orienta os agentes de mídia, e após o evento, onde se realiza a clipagem, ou seja, a seleção e arquivos das matérias e relatos da imprensa sobre o evento.

PARTE 2: O EVENTO

É no evento propriamente dito que o MCS mais desenvolve seus serviços.

COBERTURA JORNALÍSTICA

Trata-se da elaboração de textos jornalísticos sobre o evento. Para não perder nenhum detalhe, deve-se elaborar uma pauta, ou seja, uma programação de quais matérias serão desenvolvidas, podendo ser: transcrições de pregações, testemunhos, entrevistas, relatos de fatos importantes que venham a ocorrer no evento. Ter a programação em mãos facilita e muito a montagem da pauta.
Também é preciso se preparar: não esqueça de levar bloco de anotações, caneta, gravador, máquina fotográfica e tudo o que for necessário.

COBERTURA FOTOGRÁFICA

A foto é um dos principais registros de um evento por ser prática e barata. Assim como a equipe de jornalismo, os fotógrafos devem estar preparados com suas máquinas, carregadores e pilhas, e conhecerem o cronograma.

Importante:

  • Não tenha vergonha de circular pelo local do encontro. No início, as pessoas vão olhar curiosas, mas logo vão se acostumar e até ajudá-lo na tarefa.
  • Use roupas discretas.
  • A foto é essencial, e deve ser tirada de perto (tire mais de uma para garantir)
  • Focos: da cintura para cima ou corpo inteiro (não corte os pés).
  • Procure tirar também do pregador e do público juntos
  • Elimine cadeiras e espaços vazios

TRANSMISSÕES

Tendo autorização do pregador, o evento pode ser transmitido via rádio, TV e via web. Lembre-se de verificar se a estrutura do local possibilita a transmissão e de relacionar todo material necessário para isso.

MINISTRO DE AVISOS/ANIMADOR DE PALCO

Esse ponto é muito importante! O ministro de avisos ou animador de palco deve ser uma pessoa bem comunicativa, que contenha todas as informações do evento, e com um carisma especial pra prender a atenção do público. Deve ter boa dicção e aceitação do público. Também deve ter postura exemplar no palco, pois ela será a voz do evento e transmitirá o reflexo da organização.

FILMAGEM E GRAVAÇÃO DE ÁUDIO

Um hábito que tem se tornado comum é a filmagem e gravação do evento que serve não apenas para arquivo do organizador mas para confecção de DVDS e CDs para venda aos interessados.

ACOLHIDA

Ao contrário do que muitos pensam, a acolhida pertence sim ao MCS. O que ocorre é que nos eventos, devido a demanda de serviço, nem sempre se tem servos disponíveis para isso. Portanto, pode ser delegada essa função ou pedido a colaboração de outros ministérios. A acolhida deve ser de impacto e de muita preparação na oração, pois o Espírito Santo começa a agir nos participantes desde a porta de entrada.

PONTO DE INFORMAÇÕES

Para grandes eventos um ponto de informação é uma ação muito válida e útil, pois serve para orientar as pessoas, podendo também servir como banca de achados e perdidos. Deve estar em sintonia com o animador de palco ou ministro de aviso para que os comunicados sejam corretos. As pessoas que estiverem realizando essa função, deverão ter todas as informações precisas sobre o evento e sobre a estrutura do local.

PESQUISA DE OPINIÃO

Essa é uma atividade inovadora, mas muito útil para a coordenação do evento. A pesquisa de opinião tem o objetivo de buscar junto com os participantes, contribuições para os futuros eventos. Pode se perguntar sobre o local, o cronograma, os palestrantes, alimentação, bem como deixar espaço aberto para sugestões, críticas e elogios. Pode ser feita na forma de questionário, por entrevista ou entregar para o próprio participante responder.

COLETIVA DE IMPRENSA

Quando o evento tem maior dimensão e trás a presença de importantes ou conhecidas pessoas, pode-se elaborar uma coletiva de imprensa, evitando que essas pessoas não sejam perturbadas várias vezes pela imprensa, e sim, um único momento.

CADASTRO DE PARTICIPANTES

É importante montar um cadastro dos participantes com endereço físico e eletrônico para divulgação dos próximos eventos, bem como para comunicações necessárias.

INTERATIVIDADE

Nos eventos onde se pode ter internet, a interatividade é uma forma muito procurada. Chats, MSN, mural de recados, colocam o internauta em contato com o evento Mensagens de celular também tem um efeito bem interessante.

PARTE 3: PÓS EVENTO

PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS E FOTOS
As matérias e fotos produzidas nas coberturas devem ser publicadas. Para isso, pode-se utilizar de sites, jornais, jornais-murais, informativos, entre outros.

DIVULGAÇÃO DE RESULTADOS E RETORNO AO PROMOTOR

Divulgação de testemunhos, de resultados alcançados é uma forma de mostrar a importância da Comunicação no evento. Utilize a prática de fornecer ao promotor do evento, um kit que contenha as fotos, as matérias produzidas, as notas divulgadas na imprensa, e o resultado da pesquisa de opinião.

Por Ana Paula Werka Rossa